الإدارة
الفِرَق والصلاحيات
ملخّص في سطر: نظّم الموظفين في فِرَق لكلّ واحد قائد ومجموعة محادثة مقترنة به، وامنح كلّ موظف على حدة ما يلزمه من 25 صلاحية موزّعة على 9 مجموعات.
الخطة: الفِرَق متاحة في كل الخطط بلا استثناء. لكنّ إنشاء الفريق وتعديله وحذفه يحتاج صلاحية «إدارة الفرق»، ومنحَ الصلاحيات وتغييرَ الأدوار لا يقدر عليه إلا المدير. اطّلع أولاً على الموظفون.
نظرة عامة
دوام يفصل بين ثلاثة أشياء يخلطها كثيرون:
- الدور — من تكون في النظام: «مستخدم» أو «أدمن».
- الصلاحيات — 25 مفتاحاً تُمنح فوق الدور، كلّ مفتاح يفتح باباً بعينه.
- الفريق — مجموعة موظفين يشتركون في نوع العمل (التصميم، خدمة العملاء، التركيب…).
الموظف الواحد يمكن أن يكون في عدّة فرق في وقت واحد. والفريق ليس صندوق صلاحيات: عضويةُ فريقٍ لا تمنح ولا تسحب شيئاً. الفريق اسمٌ يُسنَد إليه العمل، ومجموعةُ محادثة، ومنطقةٌ على خريطة المكتب الافتراضي.
ملاحظة: قائمة الفِرَق مفتوحة لكل من يسجّل دخوله في الشركة — أسماء الفِرَق وأعضاؤها ليست معلومة سرّية. المحجوب هو التغيير، لا الاطّلاع.
الأدوار: «مستخدم» و«أدمن»
| الدور | ما يعنيه |
|---|---|
| «أدمن» | كل الصلاحيات داخل شركته. يمرّ من كل بوّابة بحكم دوره، قبل أن تُقرأ قائمة صلاحياته أصلاً |
| «مستخدم» | ينفّذ عمله ويسجّل دوامه ويستعمل المحادثات؛ وما زاد على ذلك يأتي من الصلاحيات وحدها |
| مشرف المنصّة | خارج الشركة: يدير كل الشركات. لا يُمنح هذا الدور إلا من مشرف منصّة آخر، وأي محاولة أخرى تُرفض |
ملاحظة: قائمة «الدور» لا تعرض إلا هذين الخيارين. دور «قائد مشروع» القديم لم يعد يُمنح من الواجهة إطلاقاً، وبقي في النظام لحسابات أُنشئت قبل ذلك فقط. وفي قائمة الموظفين يظهر وسم الدور بالإنجليزية: ACCOUNT-ADMIN أو USER.
أين أجد الفِرَق؟
افتح صفّ «الموظفون» من الشريط الجانبي، ثم تبويب «الفرق» بجانب تبويب «الموظفون». يعرض التبويب رقاقة تحمل عدد الفِرَق، وجدولاً بأعمدة «الاسم» و**«القائد»** و**«أعضاء»**، وإن لم يكن لديك فريق بعد ظهر «لا توجد بيانات».
ملاحظة: لا يوجد صفّ باسم «الفرق» في الشريط الجانبي — الطريق إليها يمرّ دائماً بصفّ «الموظفون». وبند قائمة البدء «أنشئ أول فريق» يفتح صفحة فِرَق مستقلّة لا صفّ لها في الشريط أيضاً، تؤدّي العمل نفسه من إنشاء وتعديل وحذف؛ وإن تعذّر عليها جلب القائمة قالت «تعذّر تحميل الفرق».
كيف أنشئ فريقاً؟
- من تبويب «الفرق» اضغط «فريق جديد».
- اكتب «الاسم» (مطلوب).
- اختر «القائد» — قائمة منسدلة بكل الموظفين النشطين، والافتراضي «—» أي بلا قائد.
- حدّد «أعضاء» الفريق من مربّعات الاختيار في الصندوق القابل للتمرير.
- اترك مربّع «إنشاء مجموعة محادثة لهذا الفريق» مؤشَّراً (وهو الافتراضي) أو أزل تأشيره.
- اضغط «حفظ»، فيظهر «تم الحفظ» ويُدرَج الفريق في الجدول.
تنبيه: لو تركت «الاسم» فارغاً لن يُحفظ الفريق، وسيظهر لك رمز الخطأ بالإنجليزية (missing_name) في تنبيه أحمر بدل رسالة عربية مفهومة.
نصيحة: لا سقف لعدد الفِرَق ولا لعدد أعضاء الفريق. الحدّ الوحيد هو عدد مقاعد خطتك: Basic خمسة مقاعد، وProfessional والفترة التجريبية عشرون، وAdvanced خمسون، وBusiness مئة، وللخطة المخصّصة بلا حدّ — وعند بلوغ السقف يُرفض إضافة الموظف نفسه، لا إنشاء الفريق. راجِع الخطط والفوترة.
مجموعة محادثة الفريق
عند إنشاء الفريق بمربّع المحادثة مؤشَّراً تُنشأ تلقائياً مجموعة محادثة باسم الفريق، أعضاؤها من أنشأ الفريق مع الأعضاء والقائد، وتُفتتح برسالة ترحيب. وهذا ما يقوله التلميح تحت المربّع نفسه: «ستتم إضافة الأعضاء والقائد إلى مجموعة جديدة في قسم المحادثات.»
والمزامنة بين الفريق ومجموعته تعمل في الاتجاهين:
- تغيير اسم الفريق يعيد تسمية المجموعة، وإضافة عضو أو إزالته من الفريق تضيفه أو تزيله من المجموعة.
- وبالمثل: إعادة تسمية المجموعة من إعدادات المحادثة تعيد تسمية الفريق، وإضافة شخص إلى المجموعة تضمّه إلى الفريق، وإخراجه منها يخرجه من الفريق.
تنبيه: المجموعة تفرض على الاسم ما لا يفرضه الفريق: إعادة تسمية المجموعة تُرفض إن تجاوز الاسم 80 حرفاً أو إن كان اسم مجموعة أخرى في الشركة. فاختر اسماً قصيراً ومتفرّداً منذ البداية.
راجِع المحادثات والشات لتفاصيل إدارة المجموعات.
ماذا يملك قائد الفريق فعلاً؟
القائد حقلٌ اختياري، وسلطته ثلاثة أشياء لا رابع لها:
- يدير مجموعة محادثة فريقه — يعيد تسميتها، ويضيف الأعضاء ويزيلهم، ويحكم القناة، دون أن يُمنَح أي صلاحية.
- يرى صفقات أعضائه إن مُنح صلاحية «صفقات فريقه» — فيتّسع نطاقه من صفقاته وحده إلى صفقات كل عضو في فريقٍ هو قائده. راجِع الصفقات ومسار البيع.
- يدخل ضمن مستلمي رسالة الواتساب التي تُرسلها الأتمتة إلى الفريق.
تنبيه: القائد ليس مسؤولاً أوّلَ عن مهام الفريق، ولا أولوية له عليها. وهو لا يعتمد إجازات أعضائه: الاعتماد صلاحية قائمة بذاتها اسمها «اعتماد الإجازات» تُمنح لمن تشاء، قائداً كان أو غيره. راجِع الإجازات.
كيف أعدّل أعضاء الفريق؟
من صفّ الفريق اضغط أيقونة القلم «تعديل الفريق». يفتح الحوار نفسه بحقوله الثلاثة (بلا مربّع المحادثة، فهو للفريق الجديد وحده)، فتغيّر الاسم أو القائد أو تؤشّر على الأعضاء وتزيل تأشيرهم، ثم «حفظ».
تنبيه: قائمة الأعضاء التي تحفظها تحلّ محلّ القائمة السابقة ولا تُضاف إليها. من أزلت تأشيره خرج من الفريق — ومن مجموعة محادثته معه.
نقاط تصادفها في هذا الحوار:
- قائمة الاختيار لا تعرض الموظفين المعطَّلين؛ من عليه وسم «معطّل» لا يظهر ليُضاف.
- صفّ الفريق في الجدول يعرض ثماني رقاقات أعضاء كحدّ أقصى مهما كبر الفريق، والعدد الكامل مكتوب نصّاً بجوارها.
- إزالة العضو من الفريق تُبقيه موظفاً بكامل صلاحياته؛ العضوية شيء والصلاحيات شيء آخر.
- الفريق مستوىً واحد: لا فِرَق فرعية ولا فريق داخل فريق. وإن احتجت تقسيماً أدقّ فأنشئ فريقاً ثانياً وضع من تشاء في الاثنين معاً.
كيف أحذف فريقاً؟
من صفّ الفريق اضغط أيقونة السلة، فيسألك المتصفّح «حذف الفريق؟».
تنبيه: هذا السؤال أقصر من أثره. الحذف يزيل الفريق، ويرفع الفريق من ملفّات أعضائه، ويحذف مجموعة محادثة الفريق وكل رسائلها نهائياً. صدّر أو انسخ ما تحتاجه من المجموعة قبل الحذف.
ملاحظة: الحذف لا يمسّ المهام. المهمّة أو المرحلة التي كانت مُسنَدة إلى الفريق المحذوف تبقى مربوطة بفريق لم يعد موجوداً، فراجِع مهام الفريق وأعِد إسنادها قبل أن تحذفه.
ربط الفِرَق بمراحل المهام
الفائدة الكبرى للفِرَق تظهر في المهام من نوع «مسار»:
- من «العمل» ← «المهام» أنشئ مهمّة جديدة واختر نوع «مسار».
- في صفّ كل مرحلة اختر الفريق المسؤول عنها.
- المرحلة التي تركتها بلا فريق تُعلَّم بتحذير بصري ونصّ «اختر الفريق...» — لكنّها لا تمنع الحفظ.
ثم تظهر المرحلة عند كل عضو في ذلك الفريق داخل شاشة «مهامّي»، تحت قسم «مرحلتي الآن»: قسمٌ عنوانه «دور فريقك: ‹اسم الفريق›» يحمل عدد العناصر وعدد الأعضاء، وتحته السطر «أول من يستلمها يأخذها. تختفي من عند البقية فور قبولها.» وزرّ «استلام هذه المرحلة».
نصيحة: من ضغط الزرّ أوّلاً فاز وظهر له «استلمت هذه المرحلة»، وتختفي من عند البقيّة. لهذا تُسنَد المرحلة إلى فريق لا إلى شخص: الطابور يوزّع نفسه.
ولتصفية اللوحة الإدارية بفريق، افتح «العمل» ← «المهام» ← المرشّحات ← «الفريق»؛ يجمع المرشّح المهام المُسنَدة للفريق مباشرةً والمهام التي إحدى مراحلها له، ويُكتب اختيارك في رابط الصفحة فتستطيع مشاركته. اطّلع على المهام.
ملاحظة: المراحل المرتبطة بالفِرَق تخصّ المهمّة، لا المشروع. راجِع المشاريع لدورة عمل المشروع نفسه.
أين تظهر الفِرَق أيضاً؟
- المذكّرات المثبّتة — توجّه المذكّرة إلى «فريق محدد» بدل شخص أو الجميع، من شاشة «الدوام».
- الأتمتة — خطوة تُرسل رسالة واتساب لكل أعضاء فريقٍ محدّد وقائده معهم. راجِع الأتمتة والتكاملات.
- المكتب الافتراضي — الخريطة تُبنى من الفِرَق: كل فريق له أعضاء يصير منطقة مكاتب باسمه، ومن لا فريق له يجلس في منطقة «بدون فريق». راجِع المكتب الافتراضي.
ملاحظة: من كان عضواً في أكثر من فريق يُقعَد على الخريطة في أوّل فريق بترتيب الإنشاء وحده — لا يُنسَخ في منطقتين.
كيف أمنح موظفاً صلاحية؟
- افتح «الموظفون» ← تبويب «الموظفون».
- اضغط أيقونة القلم «تعديل» في صفّ الموظف.
- اختر «الصلاحيات» من القائمة الجانبية للحوار (بجانب «المعلومات» و«الدوام» و«معلومات الدفع»؛ تبويب «GOSI / الامتثال السعودي» على خارطة الطريق ويظهر فقط للشركات السعودية بعد تفعيله).
- تنقّل بين المجموعات التسع في الشريط العلوي — على كل مجموعة شارة تقول كم صلاحية فيها مُفعّلة من مجموع صلاحياتها.
- بدّل مفتاح التشغيل بجانب الصلاحية، ثم «حفظ».
يقرأ العدّاد أعلى الحوار «ن / 25 الصلاحيات» فتعرف أين أنت من المجموع.
| المجموعة | الصلاحيات فيها |
|---|---|
| «الأشخاص والفرق» | إضافة الموظفين · تعديل بيانات الموظفين · إدارة الفرق |
| «المهام والمشاريع» | تكليف بمهام · اعتماد المهام · إدارة المشاريع · أوامر العمل |
| «الحضور والدوام» | إدارة الحضور · اعتماد الإجازات |
| «الميدان» | إدارة الميدان |
| «إدارة العملاء» | الوصول إلى نظام CRM · كل الصفقات · صفقات فريقه · قيم الصفقات · تصدير بيانات CRM · إجراءات جماعية في CRM |
| «الأتمتة» | إدارة الأتمتة · استخدام محرّر الأتمتة |
| «التقارير والفوترة» | عرض التقارير · إدارة الفوترة · إدارة المكافآت |
| «المراسلات» | عرض كل المحادثات |
| «المحاسبة» | الاطّلاع على الدفاتر · ترحيل القيود · إقفال الفترات |
تنبيه: زرّا «تحديد الكل» و**«مسح الكل»** يعملان على المجموعة المعروضة أمامك وحدها، لا على الصلاحيات الخمس والعشرين. فـ«مسح الكل» وأنت في «المحاسبة» لا يمسّ شيئاً في «إدارة العملاء».
نصيحة: لا حاجة لأن يسجّل الموظف خروجاً ودخولاً. فور حفظك يصله إشعار «تم تحديث صلاحياتك» بجسمٍ يلخّص ما أُضيف وما سُحب، وتتحدّث جلسته في مكانها.
الصلاحيات الإدارية هي أيضاً ما يفتح الصفوف الإدارية في شريط الموظف الجانبي تحت عنوان «إدارة» — فالموظف بلا صلاحية إدارية واحدة لا يرى شاشة «الموظفون» أصلاً.
صلاحيات إدارة العملاء الستّ
مجموعة «إدارة العملاء» أكبر المجموعات، وفيها ما لا يظهر أثره إلا عند الاستعمال:
| الصلاحية | ما تفتحه |
|---|---|
| «الوصول إلى نظام CRM» | عرض وإدارة جهات الاتصال والشركات والصفقات |
| «كل الصفقات» | يرى صفقات الشركة كلها، لا المسندة إليه فقط |
| «صفقات فريقه» | يرى صفقات أعضاء الفرق التي يقودها إلى جانب صفقاته |
| «قيم الصفقات» | يرى المبالغ والمجاميع والتوقّعات؛ بدونها تُحذف من كل استجابة |
| «تصدير بيانات CRM» | يصدّر جهات الاتصال والصفقات إلى ملف CSV |
| «إجراءات جماعية في CRM» | يرسل ويُسند ويوسم ويحذف مجموعةً كاملة بطلب واحد |
تنبيه: صلاحية «الوصول إلى نظام CRM» وحدها لم تعد تعني التصدير ولا الإجراءات الجماعية. من كان يحملها وحدها فقد هذين البابين، ولا تعويض تلقائياً — امنحه «تصدير بيانات CRM» و**«إجراءات جماعية في CRM»** صراحةً إن كان يحتاجهما. وبدونهما يختفي زرّا «تصدير المحدّد» و**«تصدير القائمة (CSV)»** وشريطُ الإجراءات الجماعية من الشاشة أصلاً.
الأسئلة الشائعة
س: كيف أرقّي موظفاً ليصبح مديراً؟ ج: المدير وحده يستطيع تغيير الأدوار: «الموظفون» ← الموظف ← «تعديل» ← «المعلومات» ← «الدور» ← «أدمن» ← «حفظ».
س: منحت المدير صلاحية ولم يتغيّر شيء. لماذا؟ ج: لأن «أدمن» يمرّ من كل بوّابة بحكم دوره قبل أن تُقرأ قائمة صلاحياته. منح المدير صلاحية أو سحبها منه لا أثر له — إن أردت التقييد فغيّر الدور نفسه.
س: موظفي يعدّل بيانات الموظفين، فلماذا لا يرى لوحة «الصلاحيات»؟ ج: لأن صلاحية «تعديل بيانات الموظفين» تفتح الملف وساعات العمل فقط — دون الأدوار أو الصلاحيات أو الأجور. فلوحتا «الصلاحيات» و**«معلومات الدفع»** لا تظهران له، ولا يستطيع تعديل سجلّ مديرٍ إطلاقاً.
س: حذفت فريقاً به أعضاء. ماذا حدث؟ ج: الأعضاء يبقون موظفين بكامل صلاحياتهم، ويُرفع الفريق من ملفّاتهم. لكنّ مجموعة محادثة الفريق حُذفت برسائلها كلّها، والمهام التي كانت مُسنَدة إليه بقيت مربوطة بفريق لم يعد موجوداً وتحتاج إعادة إسناد يدوية.
س: هل يمكن أن يكون الموظف في أكثر من فريق؟ ج: نعم، بلا حدّ. الأثر الوحيد أنه يُقعَد على خريطة المكتب الافتراضي في أوّل فريق بترتيب الإنشاء فقط.
س: أضفت عضواً في حوار التعديل فاختفى الباقون. لماذا؟ ج: لأن قائمة الأعضاء في الحوار بديلة لا مضافة: ما تحفظه هو الفريق كاملاً. تأكّد أن كل من تريده مؤشَّر قبل الحفظ.
س: أحتاج موظفاً يرى التقارير دون أن يتحكّم في المشاريع. ممكن؟ ج: نعم. أبقِه بدور «مستخدم» وامنحه «عرض التقارير» وحدها. وللمكافآت: اعتماد طلبات استبدال النقاط يأتي من «إدارة المكافآت»، ولا توجد صلاحية مستقلّة لكشوف الرواتب.
س: أضفت موظفاً إلى مجموعة محادثة الفريق. هل صار في الفريق؟ ج: نعم. المزامنة تعمل في الاتجاهين، فإضافته إلى المجموعة تضمّه إلى الفريق، وإخراجه منها يخرجه منه.
س: لماذا لا أجد بعض زملائي في قائمة اختيار الأعضاء؟ ج: القائمة لا تعرض الموظفين المعطَّلين. أعِد تنشيط الموظف من شاشة «الموظفون» ثم أضفه.
مرجع سريع
| الإجراء | المسار |
|---|---|
| فتح الفِرَق | «الموظفون» ← تبويب «الفرق» |
| إنشاء فريق | تبويب «الفرق» ← «فريق جديد» ← «حفظ» |
| تعديل فريق أو أعضائه | صفّ الفريق ← أيقونة القلم «تعديل الفريق» |
| حذف فريق | صفّ الفريق ← أيقونة السلة ← «حذف الفريق؟» |
| إنشاء مجموعة محادثة للفريق | حوار «فريق جديد» ← «إنشاء مجموعة محادثة لهذا الفريق» |
| منح صلاحية أو سحبها | «الموظفون» ← الموظف ← «تعديل» ← «الصلاحيات» |
| تفعيل مجموعة صلاحيات كاملة | لوحة «الصلاحيات» ← المجموعة ← «تحديد الكل» / «مسح الكل» |
| تغيير دور موظف | «الموظفون» ← الموظف ← «تعديل» ← «المعلومات» ← «الدور» |
| ربط مرحلة بفريق | «العمل» ← «المهام» ← مهمّة جديدة ← نوع «مسار» ← «اختر الفريق...» |
| استلام مرحلة فريقك | «مهامّي» ← «دور فريقك» ← «استلام هذه المرحلة» |
| تصفية المهام بفريق | «العمل» ← «المهام» ← المرشّحات ← «الفريق» |
| توجيه مذكّرة مثبّتة لفريق | «الدوام» ← المذكّرات المثبّتة ← «فريق محدد» |
| مناطق الفِرَق على الخريطة | «محادثة الفريق» ← تبويب «المكتب» |