المحاسبة

دفتر الأستاذ

نظرة عامة

دفتر الأستاذ العام هو المكان الذي تجتمع فيه كل حركة مالية في شركتك. كل ما تفعله المجموعات الأخرى — فاتورة بيع، فاتورة شراء، إيداع بنكي، بيع من الكاشير — ينتهي هنا على هيئة قيد يومية متوازن: قيدٌ مجموع طرفه المدين (ما دخل الحساب) يساوي مجموع طرفه الدائن (ما خرج منه). هذا هو معنى القيد المزدوج، وهو ما يجعل ميزان المراجعة متوازناً دائماً والقوائم المالية مُشتقّة من القيود لا من أرقام مُدخَلة يدوياً.

هذه المجموعة تجمع الشاشات التي تبني هذا الدفتر وتقرأه مباشرة: تُنشئ دليل الحسابات، وتُسجّل القيود اليدوية، وتنقل أرصدتك الافتتاحية، وتوزّع الأرقام على مراكز التكلفة والفروع، وتدير الأصول الثابتة والموازنات وعُهد الموظفين.

دليل الحسابات

دليل الحسابات هو شجرة الحسابات التي تُرحَّل إليها كل القيود — نقدية وبنوك وذمم وإيرادات ومصروفات… كلٌّ له رمز واسم ونوع. الأنواع الخمسة: أصول، التزامات، حقوق ملكية، إيرادات، مصروفات.

لا تبني الشجرة يدوياً؛ يبنيها دوام لك بسؤالين فقط، والباقي معروف من ملف منشأتك:

1. من مجموعة دفتر الأستاذ افتح «دليل الحسابات».
2. اختر نشاط المنشأة (نشاط عام، خدمات ومهن حرّة، مقاولات، أو بيع بالتجزئة).
3. حدّد هل لديك مخزون؟
4. اضغط «إنشاء دليل الحسابات».

يمكن تكرار التهيئة لاحقاً بأمان — تُضيف حسابات ولا تحذف شيئاً. بعض الحسابات يحمل شارة تشرح دوره:

• «مقابل» — حساب يُخفِّض المجموعة التي يقع فيها (مثل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها: مُدرَج ضمن الأصول لكنه مبلغ لا تتوقّع تحصيله).
• «افتراضي» — حين يؤدّي أكثر من حساب الدور نفسه (بنكان، أو صندوقان)، هذا هو الذي تختاره القيود التلقائية. لا تظهر الشارة إلا عند وجود أكثر من حساب لنفس الدور.

السنة المالية: لا يُقبل أي قيد خارج سنة مالية مفتوحة. يفتح مدير الشركة السنة من هذه الشاشة عبر «فتح سنة مالية». افتح السنة قبل إدخال أرصدة افتتاحية مؤرّخة بسنة سابقة.

القيد اليدوي

القيد اليدوي (قيد اليومية) هو الشاشة الوحيدة هنا التي تكتب في الدفتر مباشرة. تستخدمه لتسجيل عملية لا تمرّ عبر شاشة جاهزة — الفواتير ونقطة البيع تُنشئ قيودها تلقائياً.

1. افتح «قيد يومية»، وحدّد التاريخ واكتب البيان (وصف مختصر للعملية).
2. لكل سطر اختر الحساب، ثم أدخل المبلغ في خانة مدين أو خانة دائن — لا في الاثنتين معاً.
3. أضف الأسطر بزرّ «إضافة سطر» (يلزم سطران على الأقل: مدين ودائن).
4. راقِب صفّ الإجماليات أسفل النموذج: إجمالي المدين وإجمالي الدائن والفرق. القيد متوازن حين يتساوى الإجماليان ويصير الفرق صفراً.
5. اضغط «ترحيل القيد».

الأرصدة الافتتاحية

الأرصدة الافتتاحية تنقل وضعك الحالي إلى الدفاتر يوم بدء استخدام النظام. تُدخِلها في ثلاث مجموعات:

• فواتير مبيعات مفتوحة — ما لك على عملائك، كل فاتورة بمفردها برقمها الأصلي وتاريخ استحقاقها، حتى تبقى أعمار الذمم صحيحة.
• فواتير مشتريات مفتوحة — ما عليك للموردين، بالطريقة نفسها.
• أرصدة بلا وثيقة — النقد والبنك والمخزون والأصول الثابتة، وكلّ رصيد لا يقابله مستند مفتوح؛ تختار له الحساب والاتجاه (مدين أو دائن) والمبلغ.

تُسجَّل القيود بـتاريخ النقل الذي تحدّده، بينما تحتفظ كل وثيقة بتاريخها وتاريخ استحقاقها الأصلي.

بعد النقل تظهر حصيلة النقل، وأهمّ رقم فيها هو المتبقّي في حساب الأرصدة الافتتاحية. المفروض أن يكون صفراً — عندئذ الترحيل متوازن ولم يُفقد شيء. أي رقم آخر هو خطأ النقل نفسه، معبَّراً عنه كمبلغ؛ أقفِله برأس المال أو الأرباح المبقاة من قيد يدوي بعد إتمام النقل.

مراكز التكلفة والفروع

مركز التكلفة أو الفرع جزءٌ من منشأتك يُنسَب إليه سطر القيد، لتعرف لاحقاً كم أنفق كل فرع أو قسم. هما نوعان من الشيء نفسه (يُسمّى تقنياً البُعد التحليلي): مركز تكلفة أو فرع.

1. من «مراكز التكلفة والفروع» عرّف مركزاً جديداً: اختر النوع والرمز والاسم بالعربية والإنجليزية، ثم احفظ.
2. تستطيع أرشفة أي مركز أُغلق، أو إعادة تنشيطه.
3. لعرض ما يحمله كل مركز، اختر فترة من / إلى واضغط «عرض الأرصدة» — فيظهر لكل مركز مدينُه ودائنُه وصافيه.

الأصول الثابتة

الأصل الثابت ممتلَك تستخدمه طويلاً — سيارة، جهاز، أثاث — ويفقد قيمته تدريجياً بما يُسمّى الإهلاك. يُمسك هذا القسم سجلّ أصولك ويحسب إهلاكها.

1. من «الأصول الثابتة» سجّل أصلاً: الرقم، الاسم، التكلفة، القيمة التخريدية (ما يُتوقَّع بيعه به في نهاية عمره)، العمر بالأشهر، وطريقة الإهلاك — القسط الثابت (مبلغ متساوٍ كل شهر) أو القسط المتناقص (نسبة من الرصيد المتبقّي). حدّد كذلك متى يبدأ الإهلاك: من شهر الاقتناء أو من الشهر التالي.
2. كل شهر، افتح «تشغيل إهلاك الشهر»، اختر الشهر، واضغط «اعرض ما سيُرحَّل» لترى الإجمالي والأصول المشمولة قبل الترحيل.
3. راجِع المعاينة، ثم اضغط «رحِّل القسط».

مجمّع الإهلاك والقيمة الدفترية يُحسبان من القيود لا من رصيد مخزَّن. اضغط أي أصل لترى جدول إهلاكه كاملاً. لبيع أصل أو التخلّص منه استخدم «استبعاد».

الموازنات

الموازنة خطة إنفاق وإيراد لا قيد: لا تمسّ الدفاتر ولا تظهر في ميزان المراجعة. فائدتها أن تقارن ما خطّطت له بما حدث فعلاً.

1. من «الموازنات» أنشئ موازنة جديدة: السنة والاسم.
2. افتحها لتظهر شبكة: صفٌّ لكل حساب، وعمودٌ لكل شهر من الاثني عشر. تُعرَض حسابات النتيجة فقط (الإيرادات والمصروفات).
3. أدخل المبالغ باتجاه الحساب الطبيعي (100 على الإيراد = إيراد بمئة، و100 على المصروف = إنفاق بمئة؛ والسالب مسموح للمرتجعات المخطَّطة)، ثم احفظ.
4. لعرض الأداء، اختر فترة من / إلى واضغط «اعرض الانحراف».

يعرض تقرير الانحراف لكل حساب: المخطَّط والفعلي والفرق، وعموداً باسم القراءة يقول «في الصالح» أو «ضدّ الصالح». الاتجاه ليس الإشارة الحسابية: الإنفاق دون الموازنة في الصالح، أما الإيراد دون الموازنة فضدّ الصالح — يقرّر النظام ذلك، لا حسابٌ في المتصفّح.

عُهد الموظفين

العُهدة شيءٌ للمنشأة يحمله موظّف — حاسوب، هاتف، أداة. يُمسك هذا القسم سجلّ من يحمل ماذا، ومتى سُلِّم ومتى رُدّ.

1. عرّف بنودك أولاً في «بند جديد»: الرمز، الاسم، الرقم التسلسلي، والتصنيف.
2. لتسليم عهدة أو استرجاعها، افتح «تسليم أو استرجاع»، وحدّد الحركة (تسليم/استرجاع) والبند والموظّف والكمية والتاريخ، ثم «سجّل الحركة».
3. تعرض العهد القائمة في الأعلى من يحمل كل بند الآن. زرّ «استرجاع» بجانب الصفّ يعبّئ نموذج الاسترجاع (ولا يرسله وحده — إثباتُ الردّ حدثٌ فعلي يؤكّده إنسان).
4. اضغط «حركة البند» لترى تاريخ تسليمه واسترجاعه، أو «أرشفة» لبند لم يعد مستخدماً.

الأسئلة الشائعة

س: ما الفرق بين المدين والدائن؟ ج: كل قيد له طرفان: المدين يسجَّل على يمين الحساب والدائن على يساره؛ ولا بدّ أن يتساوى مجموعهما (القيد المتوازن). في القيد اليدوي كل سطر إمّا مدين أو دائن، وصفّ الإجماليات يريك الفرق فوراً.

س: رفض النظام قيدي لأنه «غير متوازن». ج: مجموع المدين لا يساوي مجموع الدائن. انظر خانة الفرق أسفل النموذج، وصحّح المبالغ حتى تصير صفراً.

س: لماذا يُرفَض قيدي بسبب السنة المالية؟ ج: تاريخ القيد خارج سنة مالية مفتوحة. يفتح مدير الشركة السنة من «دليل الحسابات» ← «فتح سنة مالية»، ثم تُعيد المحاولة.

س: بقي رقم في «المتبقّي في حساب الأرصدة الافتتاحية». ج: هذا فرق النقل نفسه. أقفِله برأس المال أو الأرباح المبقاة من قيد يدوي بعد إتمام النقل، حتى يعود إلى الصفر.

س: هل تسليم عهدة أو تشغيل الإهلاك يحتاج تدخّلاً محاسبياً منّي؟ ج: العهدة لا تُنشئ قيداً أصلاً. أما الإهلاك فيُنشئ قيده تلقائياً عند الترحيل — كل ما عليك اختيار الشهر ومراجعة المعاينة.

مرجع سريع