المحاسبة

المخزون

نظرة عامة

المخزون في دوام شاشتان منفصلتان، لأنّهما عملان مختلفان يقوم بهما — غالباً — شخصان مختلفان في وقتين مختلفين:

• الأصناف والمستودعات — إعدادٌ يُنجَز مرّةً ويُراجَع نادراً: تُعرّف فيه ما تخزّنه وأين تخزّنه.
• الرصيد المتاح — عمليّاتٌ يوميّة: تسجّل فيه ما استُلم وما صُرف، وتقرأ منه الكمية والقيمة لحظةً بلحظة.

القاعدة التي تحكم الشاشتين: لا يُخزَّن رصيد. كمية أيّ صنف وقيمته مجموعٌ يحسبه النظام من سجلّ حركاته (استلام، صرف، تحويل، جرد) — فالرقم الذي تراه هو نفسه الرقم الذي يقف عليه دفتر الأستاذ، لا نسخة قد تختلف عنه.

الأصناف والمستودعات

هنا تبني الفهرس الذي يقف خلف المخزون كلّه.

الصنف يصف ما تبيعه المنشأة أو تستهلكه. لإضافة صنف، عبّئ:

• رمز الصنف (SKU) — المعرّف المختصر للصنف.
• الباركود — امسحه بقارئ الباركود أو اكتبه (اختياري).
• الاسم بالعربية وبالإنجليزية.
• الوحدة — وحدة القياس (قطعة، كيلوغرام، لتر…)، وقيمتها الافتراضية unit.
• سعر البيع — اتركه فارغاً لصنفٍ بلا سعرٍ ثابت.
• الضريبة الافتراضية — تُطبَّق تلقائياً على فواتير هذا الصنف.
• مُتتبَّع مخزنياً — مُفعّل افتراضياً. أزل العلامة للخدمات والمستهلَكات التي تُصرَف عند الشراء: لا رصيد لها ولا تكلفة مبيعات.

المستودع مكانٌ مادّي أو منطقي يحفظ البضاعة. لإضافته يكفي رمز واسم بالعربية والإنجليزية. وكلّ مستودعٍ رصيدٌ مستقلّ بتكلفته؛ ولهذا فالتحويل بين مستودعين ينقل التكلفة مع البضاعة.

يعرض أعلى الشاشة جدولين: جدول الأصناف (الرمز، الاسم، الوحدة، هل هو مُتتبَّع)، وجدول المستودعات (الرمز، الاسم). ولا يظهر في أيٍّ منهما عمود كمية — فالكمية شأن شاشة الرصيد المتاح وحدها.

الرصيد المتاح

هذه شاشة العمليّات اليوميّة. في أعلاها جدول الرصيد: لكل صنفٍ في كل مستودع صفٌّ يعرض الكمية (بوحدتها)، ومتوسّط التكلفة، والقيمة. وقد تجد «—» مكان متوسّط التكلفة حين لا يكون للصنف أساس تكلفة بعد.

تُسجَّل الحركات عبر نماذج تظهر بمجرّد وجود صنفٍ ومستودع (وقبل ذلك تُرشدك الشاشة إلى إضافة صنفٍ ومستودعٍ أوّلاً):

• استلام — إدخال بضاعة. تُدخِل الكمية وإجمالي التكلفة والتاريخ والسبب (رصيد افتتاحي، شراء، تسوية جرد، مرتجع عميل).
• صرف — إخراج بضاعة. تُدخِل الكمية والتاريخ والسبب (بيع، استهلاك، عجز جرد، إتلاف، مرتجع إلى مورّد). لا يوجد حقل تكلفة — يقرّرها النظام بالمتوسّط المرجّح لحظة الصرف.
• تحويل بين المستودعات — يظهر عند وجود مستودعين فأكثر: صنف، ومن أين، وإلى أين، وكمية.
• أمر تصنيع — يظهر عند وجود تركيبة: اختر التركيبة وقل كم صنعت، فتُصرف المكوّنات ويُستلَم المنتج بتكلفته المحسوبة.

الجرد لتصحيح الرصيد على واقع الرفّ: اختر المستودع وتاريخ الجرد، وأدخِل ما عددته فعلاً لكل صنف — لا الفرق. يحسب النظام الفرق ويقيّده وحده، والصنف الذي يطابق دفاتره لا يُكتب له قيد أصلاً. أمّا حقل تكلفة الوحدة فيبقى فارغاً عادةً، ولا يلزم إلا حين تقول الدفاتر إنّ الرصيد صفر ويقول الرفّ غير ذلك.

الأسئلة الشائعة

س: لماذا لا أرى الكمية في شاشة الأصناف؟ ج: بالتصميم — الأصناف والمستودعات شاشة إعداد لا تحمل كميات. الكمية والقيمة تظهران في شاشة الرصيد المتاح، محسوبتين من الحركات.

س: لماذا لا يطلب نموذج الصرف تكلفة؟ ج: لأنّ تكلفة الصرف يقرّرها النظام بالمتوسّط المرجّح للرصيد لحظة الصرف. لو أدخلتها بيدك لأمكن صرف بضاعة بسعرٍ لم يوافق عليه الدفتر.

س: ما الفرق بين صنفٍ مُتتبَّع وغير مُتتبَّع؟ ج: المُتتبَّع له رصيد وقيمة وتكلفة مبيعات. أمّا غير المُتتبَّع (خدمة أو مستهلَك) فيُصرَف عند الشراء بلا رصيد — أزل علامة «مُتتبَّع مخزنياً» عند تعريفه.

س: كيف أُدخِل رصيدي الحالي عند البدء؟ ج: سجّل استلاماً بسبب «رصيد افتتاحي»، بالكمية وإجمالي تكلفتها.

س: نقلت بضاعة بين فرعين — هل يتغيّر إجمالي مخزوني؟ ج: لا. التحويل ينقل الكمية والتكلفة من مستودعٍ إلى آخر؛ أمّا الإجمالي عبر المستودعات فلا يتغيّر.

س: لا أرى نموذج التحويل أو أمر التصنيع. ج: نموذج التحويل يظهر عند وجود مستودعين فأكثر، وأمر التصنيع يظهر عند وجود تركيبة منتجٍ واحدة على الأقل. أضِف ما ينقص، فيظهر النموذج.

س: كيف أسجّل نقصاً أو تلفاً في المخزون؟ ج: سجّل صرفاً بالسبب المناسب: عجز جرد، أو إتلاف — أو دع الجرد يحسب النقص تلقائياً حين تُدخِل الكمية المعدودة.

مرجع سريع