المحاسبة

المشتريات والمستحقّات

نظرة عامة

دورة المشتريات ثلاث خطوات، وكلٌّ منها شاشة:

1. أمر الشراء — التزامٌ بالشراء لدى مورّد. مجرّد وعد، لا يمسّ الدفاتر ولا الإقرار الضريبي.
2. فاتورة المشتريات — تسجيل ما يقول المورّد إنك تدين به فعلاً. هنا فقط تتحرّك الدفاتر وتُنشأ ضريبة القيمة المضافة.
3. سند الصرف — تسجيل ما دفعتَه، مخصَّصاً على الفواتير المفتوحة.

القاعدة التي تربط الخطوات: ما تبقّى غير مُفوتَر يُحسب من الفواتير، وما تبقّى غير مسدَّد يُحسب من السندات — لا من عدّاد محفوظ. لذلك تبقى الأرقام صادقة حتى لو سجّل زميلك فاتورةً بينما أنت تنظر إلى الشاشة نفسها.

أوامر الشراء

أمر الشراء وثيقة تلتزم فيها بشراء أصناف من مورّد بكمياتها وأسعارها. حفظه لا يُحرّك الدفاتر ولا يُنشئ ضريبة — فاتورة المشتريات وحدها تفعل ذلك.

تعرض القائمة لكل أمر: الرقم، والتاريخ، والتسليم المتوقّع، والمورّد، والحالة (مسودّة، أُرسل، معتمد، مرفوض، ملغى)، والإجمالي.

إنشاء أمر شراء

1. من مساحة المحاسبة، افتح أوامر الشراء.
2. اختر المورّد والتاريخ، وحدِّد التسليم المتوقّع إن رغبت.
3. أضِف السطور: الوصف، الكمية، السعر، ثم الضريبة لكل سطر. اضغط «أضف سطراً» لكل صنف إضافي.
4. يعرض دوام لك المجموع مباشرةً: قبل الضريبة، ثم الضريبة، ثم الإجمالي.
5. اضغط «حفظ الأمر».

من الأمر إلى الفاتورة

اضغط «فتح» على أي أمر لترى حالة التنفيذ: المطلوب والمُفوتَر والمتبقّي جنباً إلى جنب لكل سطر. حقل الكمية يأتي مُعبَّأً بالمتبقّي — فالحالة الاعتيادية أن التسليم طابق الطلب؛ عدِّله فقط عند التسليم الجزئي.

لإصدار الفاتورة من الأمر: أدخِل تاريخ القيد، ورقم فاتورة المورّد، وتاريخ فاتورة المورّد، ثم اضغط «إصدار فاتورة مشتريات». تأتي الكميّات من هذا الأمر والأسعار كذلك — إصدار الفاتورة هو ما يُحرّك الدفاتر ويُنشئ الضريبة. حين تصدر فواتير بكامل الأمر يظهر: «صدرت فواتير بكامل هذا الأمر».

فواتير المشتريات

فاتورة المشتريات تسجيل ما يقول المورّد إنك تدين به. هنا تتحرّك الدفاتر وتُقيَّد ضريبة المدخلات.

تسجيل فاتورة مورّد

1. من فواتير المشتريات، عبّئ بيانات المورّد: المورّد، والاسم النظامي للمورّد، والرقم الضريبي للمورّد.
2. أدخِل رقم فاتورة المورّد كما هو على فاتورته (مطلوب)، وتاريخ فاتورة المورّد، وتاريخ القيد، والاستحقاق.
3. أضِف السطور: الوصف، الكمية، السعر، ثم لكل سطر الحساب الذي يُقيَّد عليه، والضريبة، والاستقطاع إن وُجد.
4. اضغط «تسجيل الفاتورة». يُخصَّص رقمنا عند الحفظ.

التواريخ: تاريخ فاتورة المورّد يُحفظ كما هو، أمّا تاريخ القيد فهو الذي تُختبر عليه الفترة المالية — ففاتورة متأخرة تُقيَّد في فترة مفتوحة.

الحساب: لكل سطر حساب يُقيَّد عليه من دليل حساباتك (مصاريف أو أصول). إن تركتَه فارغاً قُيِّد على مصاريف متنوعة. وإن كانت البضاعة قد استُلمت في المخزون سابقاً فاخترها بدل حساب المصروف.

المجاميع خمسة صفوف: قبل الضريبة، وضريبة المدخلات، وإجمالي الفاتورة، والمستقطَع، والمستحق للمورّد. لاحظ أن المستحق للمورّد = الإجمالي ناقص المستقطَع — فالمبلغ المستقطَع مستحقٌّ للجهة الضريبية لا للمورّد.

المستحقّات للموردين — الذمم الدائنة

شاشة الذمم الدائنة تجيب سؤالين: كم أدين ولمن؟ وكم دفعتُ؟ المتبقّي محسوب من الوثائق — المستحق للمورّد بعد الاستقطاع ناقص ما سُدِّد — لا من رصيد مخزَّن.

أعمار الذمم

اختر التقرير بتاريخ ثم اضغط «عرض» لرؤية ما تدين به موزَّعاً على فئات العمر لكل مورّد: غير مستحق، و1–30 يوماً، و31–60 يوماً، و61–90 يوماً، وأكثر من 90 يوماً، ثم الإجمالي. الفئات الأقدم هي التي تحتاج سداداً عاجلاً.

سند الصرف

لتسجيل دفعة لمورّد:

1. اختر المورّد، والتاريخ، وطريقة الدفع (نقداً، أو تحويل بنكي، أو شيك)، والمبلغ.
2. خصّص المبلغ على الفواتير المفتوحة في الجدول: لكل فاتورة المتبقّي وحقل المخصَّص.
3. اضغط «تسجيل السند».

الأسئلة الشائعة

س: هل يظهر أمر الشراء في الإقرار الضريبي؟ ج: لا. أمر الشراء التزامٌ بالشراء لا استلام، فلا يمسّ الدفاتر ولا الضريبة. فاتورة المشتريات وحدها تفعل ذلك.

س: استلمتُ نصف الكمية فقط. ج: افتح الأمر، وعدِّل الكمية في حالة التنفيذ إلى المستلَم فعلاً، ثم أصدِر الفاتورة. يبقى المتبقّي مفتوحاً لفاتورة لاحقة.

س: لماذا رُفضت فاتورتي؟ ج: على الأرجح لأن رقم فاتورة المورّد نفسه مسجَّل سابقاً لهذا المورّد. الرسالة تدلّك على الفاتورة السابقة — راجِعها بدل إعادة المحاولة.

س: ما الفرق بين «إجمالي الفاتورة» و«المستحق للمورّد»؟ ج: المستحق للمورّد = الإجمالي ناقص المبلغ المستقطَع. المستقطَع مستحقٌّ للجهة الضريبية، فادفع للمورّد المستحق له لا الإجمالي.

س: دفعتُ للمورّد أكثر من فواتيره المفتوحة. ج: الفائض يُسجَّل دفعةً مقدّمة — أصلاً على المورّد يخصم من فواتيره القادمة.

مرجع سريع