المحاسبة

المبيعات والفوترة

نظرة عامة

دورة البيع تسير في ثلاث خطوات:

1. عرض السعر — وعدٌ بسعرٍ ترسله للعميل. لا يُحرّك الدفاتر ولا يُنشئ ضريبة، ويبقى قابلاً للتعديل ما لم تُصدر منه فاتورة.
2. الفاتورة — توثيق التوريد الفعلي. بها يدخل البيع الدفاتر — لا بالعرض — وتأخذ رقماً نظاميّاً، وتحتسب ضريبة القيمة المضافة (VAT — النسبة التي تُضاف على قيمة البيع وتُحصَّل نيابةً عن الدولة). وبمجرّد صدورها لا تُعدَّل.
3. التحصيل — تسجيل ما وصلك من العميل، وتخصيصه على الفواتير المفتوحة، فيتبيّن لك من بقي مديناً وكم.

وحين يلزم تصحيح فاتورة صادرة، فالطريق الوحيد إشعار دائن أو مدين — لا التعديل. وتكمل المجموعة قوائم الأسعار التي تحدّد سعر كل عميل، والفوترة الإلكترونية المتوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) — على خارطة الطريق حالياً — والاستيراد الذي ينقل أصنافك وذممك المفتوحة من نظامك السابق قبل أن تُصدر أوّل فاتورة.

كيف أنقل أصنافي وأرصدتي من نظامٍ سابق؟

شاشة «الاستيراد» بابُ من يترك نظاماً آخر: تقرأ ملفّ CSV واحداً وتُنشئ منه إمّا «الأصناف» وإمّا «الأرصدة الافتتاحية». وتقول في رأسها حدودها بصراحة: «انقل ما لديك من نظامك السابق. العملاء والموردون يُستوردون من شاشة جهات الاتصال؛ هنا الأصناف والأرصدة الافتتاحية.» وتحتها سطر «لديك الآن» بعدد أصنافك وعدد عملائك ومورّديك المسجّلين — رقمان تقيس بهما أثر الاستيراد.

المعاينة أوّلاً، دائماً: زرّ الاستيراد لا وجود له قبل أن تُقرأ معاينة، حتى لا يعرف أحدٌ ما فعله الاستيراد من نتيجته بعد وقوعه.

1. من قائمة «ما الذي تستورده» اختر «الأصناف» أو «الأرصدة الافتتاحية».
2. اضغط «نزّل ملفّ المثال»: ملفٌّ يحمل أعمدة الاستيراد نفسها وفيه سطور مثال. صدّر بياناتك إليه بدل أن تراهن على تعرّف النظام على أسماء أعمدة نظامك القديم.
3. «اختر ملفّ CSV».
4. «اعرض ما سيحدث» — فتقرأ تحت عنوان «ما سيحدث» ما سيدخل وما لن يدخل ولماذا. المعاينة لا تكتب شيئاً.
5. «استورد»، ويحمل الزرّ عدد ما سيدخل.

والنصفان لا يتصرّفان تصرّفاً واحداً، والشاشة تقول ذلك قبل أن تختار الملفّ:

• الأصناف — سطرٌ لا يُقرأ يُتخطّى وحده: «الأعمدة: الرمز، الاسم، الوحدة، السعر، التصنيف — أو ما يقابلها بالإنجليزية. سطرٌ لا يُقرأ يُتخطّى ويُذكر سببه، والباقي يُستورد.»
• الأرصدة — سطرٌ لا يُقرأ يرفض الملفّ كلّه: «الأعمدة: النوع (مدين/دائن/رصيد)، الطرف، الحساب، الرقم، التاريخ، المبلغ. سطرٌ واحد لا يُقرأ يرفض الملفّ كلّه — نصف ميزانٍ لا يتوازن.»

في معاينة الأصناف ترى «جاهز للاستيراد» و**«متخطّى»، ثم جدولاً بعمودَي «السطر» و«السبب»: «لا رمز للصنف»، «الرمز مكرّر في الملفّ»، «السعر غير مقروء» — والسطر برقمه في جدولك أنت. ويُعرض من الأصناف الجاهزة أوّل عشرين بأعمدة «الرمز» و«الاسم»** و**«الوحدة»** و**«السعر»**، وما زاد يُذكر عدده لا صفوفه. وبعد الاستيراد تقرأ «استُورد» بالعدد، ومعه — إن وُجد — جدولُ ما تعذّر إنشاؤه برمزه وسببه: رمزٌ موجودٌ من قبل في كتالوجك يُردّ وحده ويمضي الباقي.

ويقرأ الاستيراد كذلك عمودَي الباركود والضريبة إن وُجدا. والصنف بلا سعر مقبول (يظهر سعره «—»)، أمّا سعرٌ مكتوبٌ بما لا يُقرأ فسببُ تخطٍّ. والاسم الفارغ يأخذ الرمز اسماً، والوحدة الفارغة تأخذ الوحدة الافتراضية.

في معاينة الأرصدة الافتتاحية تُعدّ ثلاثة أرقام: «ذمم مدينة» و**«ذمم دائنة»** و**«أرصدة حسابات»**. ثم:

1. إن حمل الملفّ أسماءً لا يعرفها سجلّ الأطراف عُرضت واحداً واحداً تحت: «أسماء لا تقابل أي عميل أو مورّد مسجَّل. استورد جهات الاتصال أولاً، ثم أعد هذا الملفّ.» ولا يظهر زرّ الاستيراد أصلاً حتى تُحَلّ. والمطابقة بالاسم كما هو مكتوب — بلا تخمين، لأنّ اسماً يُخمَّن يعني رصيداً يُقيَّد على عميلٍ آخر.
2. اكتب «تاريخ الأرصدة»: تاريخ ترحيل الافتتاحيات، بينما تحتفظ كل وثيقة بتاريخها الأصلي.
3. اضغط «استورد»؛ ويعلوه السطر الذي يلخّص القاعدة: «الاستيراد كلٌّ لا يتجزّأ: إن رُفض سطر واحد لم يُكتب شيء على الإطلاق.» وعند النجاح تقرأ «رُحّلت الأرصدة الافتتاحية.»

وقواعد سطور الأرصدة قليلة وصريحة: النوع لا يُخمَّن («نوع السطر غير معروف. اكتب «مدين» أو «دائن» أو «رصيد» — التخمين يعني تخمين اتجاه المال.»)، والمبلغ أكبر من صفر، وسطر الذمّة يذكر طرفه («كل رصيد ذمم يجب أن يذكر الطرف — الرصيد بلا صاحب ليس رصيداً.») وتاريخه بصيغة سنة-شهر-يوم، وسطر الرصيد يذكر رمز حسابه في دليل الحسابات. ويقبل الملفّ «رصيد مدين» و**«رصيد دائن»** حين يلزم تحديد الجهة، أمّا «رصيد» وحدها فتأخذ الجهة الطبيعية للحساب.

وإن لم يتعرّف النظام على أعمدة ملفّك ظهرت لوحة مطابقة: «لم نتعرّف على أعمدة الملفّ. حدّد أيَّ عمودٍ يقابل كلَّ حقل، ثم اعرض ما سيحدث.» فيها حقول الاستيراد، ولكلٍّ قائمةٌ بأعمدة ملفّك أنت و**«— لا شيء —»** لتترك حقلاً بلا عمود. حدّد، ثم «اعرض ما سيحدث» من جديد. ولا تظهر هذه اللوحة إلّا حين لا يُتعرَّف على أيٍّ من العمودين الأساسيين — «الرمز» و**«الاسم»** في الأصناف، و**«النوع»** و**«المبلغ»** في الأرصدة — فلا تُسأل ستّة أسئلة لم يحتج أحدٌ إلى جوابها.

وما لا يفعله الاستيراد:

• لا يستورد العملاء والموردين — هؤلاء من شاشة جهات الاتصال، ولذلك تُستورد جهات الاتصال أوّلاً ثمّ ملفّ الأرصدة. راجِع جهات الاتصال والشركات.
• لا يعدّل شيئاً قائماً: يُنشئ أصنافاً جديدة فحسب، ورمزٌ موجود يُردّ ولا يُحدَّث.
• الوثائق المنقولة خارج سلسلة الفوترة الإلكترونية ولا تحمل ضريبة: ضريبتها أُقرّت في النظام الذي أصدرها، وإقرارها ثانيةً هنا خطأٌ في الإقرار.
• لا يُقفل حساب الأرصدة الافتتاحية: ما يتبقّى فيه بعد النقل هو خطأ النقل معبَّراً عنه بمبلغ — تقرؤه وتُقفله بقيد يدوي. راجِع دفتر الأستاذ.
• لا يقبل ملفّاً أكبر ممّا حُدِّد: «الملفّ أكبر من 2 ميجابايت. قسّمه إلى ملفّين.» ولا ملفّاً فارغاً: «الملفّ فارغ.»

عروض الأسعار

العرض وعدٌ بسعر، لا توريد — فلا يظهر في الدفاتر ولا في الإقرار الضريبي.

1. اختر العميل، وحدّد التاريخ و**«ساري حتى»** (آخر يوم للعرض).
2. أضف السطور: لكلٍّ وصف وكمية وسعر، وتختار له الضريبة أو «بلا ضريبة». ويبدأ كل سطر عند «سطر حر»، فإن شئت اخترت له صنفاً من الكتالوج فيملأ وصفه وسعره وضريبته.
3. يعرض الإجمالي فوراً: قبل الضريبة، ثم الضريبة، ثم الإجمالي — بطريقة الحساب نفسها التي تعتمدها الفاتورة، فالرقم الذي يوافق عليه العميل هو الرقم الذي تحمله فاتورته.
4. احفظ العرض، ثم اطبعه لإرساله.

تتدرّج حالة العرض: مسودّة، أُرسل، مقبول، مرفوض، منتهي، أو صدرت فاتورة. ويبقى قابلاً للتعديل حتى تُصدر منه فاتورة — لا حتى يوافق العميل: اضغط «فتح»، عدّل السطور و**«ساري حتى»، ثم «حفظ التعديل». الرقم لا يتغيّر بالتعديل، لأن العميل يحمله أصلاً. أمّا العميل والتاريخ** فيُقفلان عند الفتح؛ عرضٌ لعميل آخر عرضٌ آخر.

عند القبول اضغط «إصدار فاتورة»، فتنشأ منه فاتورة تحمل السطور نفسها. تأخذ الفاتورة تاريخ اليوم لا تاريخ العرض، لأن التوريد يقع حين يُفوتَر لا حين عُرض.

فواتير المبيعات

الفاتورة أول مستند في هذه المجموعة تقرأه جهة ضريبية، ولا يمكن تعديلها بعد صدورها — التصحيح إشعار دائن.

1. اختر العميل. وإن لم يكن مسجّلاً، اضغط «طرف جديد» واكتب اسمه النظامي ونوعه (منشأة/شخص) ورقمه الضريبي وصفته (عميل/مورّد) دون مغادرة الشاشة.
2. حدّد التاريخ. واكتب شروط الدفع (يوم) فيُملأ حقل «الاستحقاق» أمامك، أو اكتب الاستحقاق بنفسك — وعندها تُمسح المهلة، لأنها لم تعد تصف التاريخ.
3. اسم المشتري ورقمه الضريبي: اختيار عميل مسجّل يملؤهما ويُثبّتهما (فالهوية النظامية مِلك سجلّ الأطراف)؛ وإن لم تكن محفوظة تُترك لك لتكتبها.
4. اختر نوع الفاتورة: أساسية (بين منشأتين) أو مبسّطة (بيع نقدي).
5. إن كان لديك مستودعٌ واحد على الأقل ظهر حقل «المستودع»؛ اختر منه الذي تخرج منه البضاعة.
6. أضف السطور (صنف من الكتالوج أو سطر حر، بوصف وكمية وسعر)، وراقب الإجمالي يتحرّك مع الكتابة.
7. اضغط «إصدار الفاتورة».

والفاتورة التي تحمل صنفاً مخزنيّاً تحرّك المخزون فعلاً: تحتاج مستودعاً («اختر المستودع الذي تخرج منه البضاعة — الفاتورة تحتوي صنفاً مخزنياً.»)، وتُردّ إن لم يكفِ الرصيد («الكمية المطلوبة أكبر من الرصيد المتاح.»). ويقع الردّ قبل أن يُخصَّص رقم، فلا يترك ثغرةً في التسلسل. راجِع المخزون.

تُحتسب الضريبة على مجموع كل فئة ضريبية لا سطراً سطراً — وهي طريقة الحساب التي يتوقّعها المشتري. وتُخزَّن الأرقام كما حسبها الخادم، لا كما ظهرت في المعاينة. وسطور هذه الشاشة تأخذ فئة الضريبة القياسية؛ لا يوجد فيها منتقي ضريبة لكل سطر كما في عرض السعر والجدول الدوري — فالبيع الذي يحمل فئةً أخرى يُصدَر من عرض سعر تختار فيه الضريبة سطراً سطراً ثم تحوّله إلى فاتورة.

ويجب أن يقع تاريخ الفاتورة في فترة مالية مفتوحة، وإلّا رُدّ الإصدار بالجملتين نفسيهما اللتين يردّ بهما الاستيراد: «الفترة المالية لهذا التاريخ مقفلة.» أو «هذا التاريخ خارج كل سنة مالية مفتوحة.»

يعرض الجدول أسفل النموذج آخر 200 فاتورة، الأحدث أوّلاً: الرقم والتاريخ والمشتري والمبالغ، مع زرّي «طباعة» و**«السجل»** (يسرد ما جرى للفاتورة: نشأت من عرض سعر، صدرت، رُحِّلت إلى الدفتر، تحصيل، إشعار دائن أو مدين، فوترة إلكترونية).

الفواتير الدورية

للعقود والاشتراكات المتكرّرة: تُعرّف الجدول مرّة، فتصدر الفواتير نفسها تلقائياً. الجدول لا يمسّ الدفاتر ولا يأخذ رقماً — الفواتير الصادرة عنه هي التي تفعل، ولكلٍّ رقمها.

1. اختر العميل والتكرار (أسبوعي/شهري/ربع سنوي/سنوي) و**«كل كم دورة»** (مثلاً كل شهرين).
2. حدّد أول استحقاق، و**«ينتهي في»** إن كان للعقد نهاية، ومهلة السداد بالأيام.
3. أضف السطور بضريبتها، واحفظ الجدول.

يصدر النظام الفواتير المستحقّة كل ليلة تلقائياً، عند الساعة 2:00 بتوقيت الرياض — بعد منتصف الليل ليكون اليوم قد دار، وقبل موعد النسخة الاحتياطية فتدخلها فاتورة الليلة نفسها. واليوم الذي يُقاس عليه الاستحقاق هو يوم الرياض لكل المنشآت، فقد يسبق الإصدارُ تقويمك أو يتأخّر عنه ساعات إن كنت بعيداً عن الخليج. ولتشغيله يدوياً افتح الجدول واضغط «شغّل الآن» — يُصدر كل ما استحقّ حتى اليوم، وتكراره لا يُصدر فاتورةً مرّتين.

يعرض الجدول التكرار والاستحقاق التالي والحالة (يعمل/موقوف/منتهٍ). وبفتحه ترى «ما صدر فعلاً» — سجلّ الفواتير التي أنتجها بالفعل. توقفه مؤقّتاً بـ**«إيقاف مؤقّت»** وتعيده بـ**«استئناف»**.

الذمم المدينة

هنا ترى من يدين لك وكم ومنذ متى، وتسجّل ما وصلك. المتبقّي محسوب من الوثائق — إجمالي الفاتورة ناقص ما خُصّص لها — لا من رصيد مخزّن.

تقرير أعمار الذمم: اختر «التقرير بتاريخ» واضغط «عرض». تُوزَّع مبالغ كل عميل على شرائح عُمرية: غير مستحق، 1–30 يوماً، 31–60، 61–90، أكثر من 90 يوماً، ثم الإجمالي. لا يوجد تاريخ افتراضي — لتعرف دائماً بأيّ يومٍ صدر التقرير. وفاتورةٌ سُدِّدت بالكامل تختفي من التقرير رأساً ولا تظهر بصفر، وفاتورةٌ بلا تاريخ استحقاق تُعمَّر من تاريخ إصدارها — فالخلوّ من مهلة ليس خلوّاً من دَين.

سند قبض لتسجيل دفعة:

1. املأ خانة «العميل» (انظر التنبيه تحتها) والتاريخ وطريقة السداد (نقداً/تحويل بنكي/بطاقة) والمبلغ.
2. خصّص المبلغ على الفواتير المفتوحة أمامك (لكلٍّ متبقّيها وخانة «المخصَّص»). ما لا يُخصَّص يُسجَّل دفعةً مقدّمة من العميل. والجدول يعرض الفواتير المفتوحة لكل العملاء لا لعميلك وحده، فتحقّق من رقم الفاتورة قبل أن تكتب مبلغاً في صفّها.
3. اضغط «تسجيل السند».

تظهر السندات في قائمة «سندات القبض» مع زرّ «طباعة» لتسليم العميل إيصالاً بأرقام الفواتير التي سُدِّدت.

الإشعارات الدائنة والمدينة

الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل؛ فالإشعار هو أداة التصحيح الوحيدة. الإشعار الدائن يُرجع جزءاً مما فُوتر (يُنقص المستحق على العميل)، والمدين يضيف إليه (يزيده) — ولكلٍّ ترقيمه الخاص.

1. اختر النوع: إشعار دائن أو إشعار مدين.
2. اختر الفاتورة المرجعية والتاريخ، واكتب السبب (بضاعة مرتجعة · فرق سعر · خطأ في الاحتساب). والسبب إلزامي في النوعين: «اذكر سبب الإشعار. هو أول ما يسأل عنه المراجع.»
3. أضف سطور الإشعار (وصف وكمية وسعر)، واضغط «إصدار الإشعار».

تظهر الإشعارات في قائمتين — الدائنة والمدينة — ولكلٍّ زرّ «طباعة».

قوائم الأسعار

القائمة تحدّد سعر الصنف نفسه لهذا العميل. لا تُحرّك الدفاتر؛ إنّما تُقرأ لحظة تعبئة سطر في فاتورة أو عرض سعر، وفق هذا الترتيب: سعر قائمة العميل، ثم القائمة الافتراضية، ثم سعر الصنف في الكتالوج.

1. أنشئ قائمة باسمها بالعربية والإنجليزية.
2. افتحها لتحرّرها: حدّد «يبدأ في» و**«ينتهي في»** (التاريخان شاملان)، وعيّنها القائمة الافتراضية عند اللزوم.
3. أضف الأصناف بأسعارها؛ ويظهر بجانب كلٍّ سعر الكتالوج لتقارن. اضغط «حفظ القائمة».
4. تحت «من على هذه القائمة» أضف العملاء المشمولين بها.

الفوترة الإلكترونية (ZATCA)

التكامل المباشر مع الفوترة الإلكترونية المتوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) على خارطة الطريق — نعلن كل تكامل فور جاهزيته.

الأسئلة الشائعة

س: لماذا لا أرى رقم الفاتورة قبل الحفظ؟ ج: لأنه يُخصَّص لحظة الحفظ حصراً، فلا يُحجَز رقمٌ قد يعود لغيرك. تراه فور نجاح الإصدار.

س: أخطأت في فاتورة صادرة، كيف أصحّحها؟ ج: لا تُعدَّل الفاتورة الصادرة. أصدر إشعاراً دائناً لخفض قيمتها أو مديناً لزيادتها.

س: خصّصت مبلغاً أكبر من المتبقّي على الفاتورة. ج: يرفض النظام التخصيص الزائد. والرسالة لا تذكر المتبقّي الجديد، لأنّ سبب الرفض غالباً أنّ سنداً آخر سدّد الفاتورة بعد أن فتحتَ الصفحة — حدّث الصفحة ليُعاد حساب المتبقّي، ثم خصّص. والمبلغ الذي لا يُخصَّص يبقى دفعةً مقدّمة للعميل.

س: ضغطت «إصدار فاتورة» على عرض سعر فرُفض. ج: انظر إلى «ساري حتى»: الفاتورة تأخذ تاريخ اليوم، فعرضٌ انقضى سريانه لا يُفوتَر. افتح العرض، مدّد التاريخ إن كان السعر ما زال قائماً، احفظ، ثم أصدر. وإن كانت حالته مرفوض أو منتهي فغيّر الحالة أوّلاً.

س: هل تصدر الفاتورة الدورية من نفسها؟ ج: نعم، كل ليلة عند الساعة 2:00 بتوقيت الرياض. ويمكنك ضغط «شغّل الآن» في أي وقت دون خطر إصدارٍ مكرّر.

س: عدّلت قائمة أسعار فاختفى صنف كنت أضفته. ج: الحفظ يستبدل جدول القائمة كاملاً؛ أيّ صنف غير مدرج وقت الحفظ يعود إلى سعر الكتالوج. أعِد إضافته ثم احفظ.

س: كل سطور ملفّ الأصناف تُتخطّى بسبب «لا رمز للصنف». ج: لا يوجد في ملفّك عمود رمزٍ يتعرّف عليه الاستيراد، وكل صنف يحتاج رمزاً. سمِّ العمود «الرمز» — أو صدّر بياناتك إلى «ملفّ المثال» — ثم أعِد «اعرض ما سيحدث». ولوحة المطابقة لا تظهر هنا: هي لا تظهر إلّا حين يتعذّر التعرّف على «الرمز» و**«الاسم»** معاً، وملفّك عُرِف فيه عمود الاسم.

س: المعاينة تقول إنّ أسماءً في ملفّ الأرصدة لا تقابل أحداً. ج: سجّل هؤلاء العملاء والموردين أوّلاً — يُستوردون من شاشة جهات الاتصال لا من هنا — ثمّ أعِد الملفّ نفسه. المطابقة بالاسم كما هو مكتوب، بلا تخمين.

س: ضغطت «استورد» في الأرصدة الافتتاحية فلم يحدث شيء. ج: «تاريخ الأرصدة» فارغ. اكتبه، وتأكّد أنّه يقع في فترة مالية مفتوحة.

س: معاينة الأرصدة مرّت، ثم رُدّ الاستيراد بطلب «رقم الوثيقة». ج: ملفّك بلا عمود «الرقم»، والمعاينة لا تفحصه. كل ذمّة مفتوحة تحتاج رقمها الأصلي من نظامك السابق — به يطابق العميل كشفَ حسابه، وبه يمنع النظام استيراد الملفّ مرّتين. أضف العمود ثم أعِد الملفّ.

س: كتبت اسم العميل في سند القبض فقيل لي «العميل غير موجود». ج: الخانة نصّية ولا تبحث بالاسم — تنتظر معرّف الطرف. وليست في شاشات المبيعات قائمةٌ تعرض هذا المعرّف، فهي حافّة خشنة معروفة لا خطأً منك. ولا تلجأ إلى قيد يدوي بديلاً عن السند: القيد لا يُنشئ تخصيصاً، فتظلّ الفاتورة مفتوحةً في تقرير الأعمار.

س: هل أعيد ملفّ الأرصدة نفسه بعد تصحيحه؟ ج: نعم. الاستيراد كلٌّ لا يتجزّأ، فالملفّ المرفوض لم يُكتب منه شيء. أمّا ملفٌّ نجح من قبل فأرقام وثائقه صارت مستخدَمة ويُردّ استيراده ثانيةً — وهذا ما يمنع الازدواج.

مرجع سريع

مقالات مرتبطة

• نظرة عامة على المحاسبة — مساحة المحاسبة ومجموعاتها السبع
• دفتر الأستاذ — الأرصدة الافتتاحية بالإدخال اليدوي، والمتبقّي في حسابها بعد النقل
• المخزون — الأصناف التي يُنشئها الاستيراد، وأين تُقرأ كمياتها
• جهات الاتصال والشركات — استيراد العملاء والموردين قبل ملفّ الأرصدة
• المشتريات والمستحقّات — الوجه الآخر للدورة: ما عليك للموردين
• التقارير المالية والضريبة — الإقرار الضريبي المبنيّ على فواتيرك
• البنوك والخزينة — أين يستقرّ ما حصّلته